Assistant within Regional Management Europe - Consumer Health Care

Bitte schicken sie ihre Bewerbung an Tom Sander is-merck.darmstadt@de.randstad.com, über unser online Portal www.randstad.de oder per Post. Für Rückfragen steht ihnen Tom Sander jederzeit gerne zur Verfügung. Bitte beachten sie, dass diese Aufgabe zeitlich befristet ist.
Randstad Deutschland
Dietmar Hopp Allee 8
69190 Walldorf
T +49 6227 765159
M +49 1522 2726018
Tom.Sander@de.randstad.com
www.randstad.de
Wir suchen für unseren Kunden ab sofort langfristig in Darmstadt Unterstützung für den Vice President Europe.
Aufgaben:
• Führen des Sekretariats des Hauptabteilungsleiters (Regional Vice President Europe / Middle East/ Africa)
- Führen des Terminkalenders
- Eigenverantwortliches Führen und Pflegen einer Wiedervorlage und Ablage des RVPs
- Aufbereiten der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Bearbeiten von Kundenanfragen bzgl. Produkten
- Selbstständiges Bearbeiten, Kontieren und Ablegen von eingehenden Rechnungen
- Durchführen der jährlichen Kostenstellenplanung für die Region Europe/ Middle East/Africa (mit Ausnahme der Personalkosten) und Vorlegen zur Genehmigung durch den Vorgesetzten
• monatliches Kostenstellencontrolling auf Budgetüberschreitungen, Informieren des Vorgesetzten, Veranlassen von Umbuchungen, Aufspüren von Fehlerquellen und Berichtigen dieser
- Erstellen des Monthly Report der Region EMEA
• quartalsweises Versenden des Launch Plan Overviews, Bearbeiten des Feedbacks und anschließendes Erstellen des sog. Milestone Papers
- Mitarbeiten bei der Vorbereitung und Erstellung von Tabellen und Präsentationen für das Team EMEA unter Einsatz der MS Office Tools, diverser Datenbanken und des Internets
- Organisieren des Eintritts neuer Mitarbeiter
- Fungieren als Zeitbeauftragte
- Erstellen der Urlaubsplanung in Absprache mit allen zugeordneten Mitarbeitern sowie Führen einer Abwesenheitsliste
• Überwachen der Krankmeldungen der zugeordneten Mitarbeiter und Weiterleiten an die Personalabteilung
- Vertreten der Sekretärin der Region America
- Übernehmen des Telefondienstes während der Mittagspause im Wechsel mit anderen Sekretärinnen
Qualifikationen
- Ausbildung zur geprüften Sekretärin / Fremdsprachenkorrespondentin
- Mehrjährige Berufserfahrung von Vorteil
- Englisch fließend, möglichst Kenntnisse in Französisch
- Hohe Motivation
- Kundenorientierung nach innen und aussen